PRD — Hệ thống Phần mềm Quản lý Đào tạo Đại học

---

Tài liệu liên quan

• Deep Dive — Use Case Specifications cho GĐ 5.2 → 5.5 (xem page con) — đặc tả chi tiết 100+ tác vụ của 30+ vai trò.

Mục lục

1. Tổng quan & mục tiêu
2. Phạm vi & ranh giới hệ thống
3. Vai trò người dùng (Personas)
4. Lifecycle sinh viên — bản đồ tổng thể
5. Yêu cầu chức năng theo giai đoạn (5.1 → 5.6)
6. Module ngang (Cross-cutting)
7. Yêu cầu phi chức năng (NFR)
8. Tích hợp & API
9. Mô hình dữ liệu chính (Conceptual)
10. Tuân thủ pháp lý & kiểm định
11. Roadmap & ưu tiên
12. Phụ lục — Thuật ngữ

---

1. Tổng quan & mục tiêu

1.1 Bối cảnh

Các trường đại học Việt Nam đang chuyển dịch mạnh sang đào tạo theo học chế tín chỉ. Vòng đời sinh viên cần được quản trị bởi một hệ sinh thái khép kín, kết nối nhiều phòng ban: Quản lý Đào tạo (QLĐT), Công tác Sinh viên (CTSV), Khảo thí & Đảm bảo Chất lượng (KT&ĐBCL), Tài chính, Thư viện, Ký túc xá, Bộ phận Một cửa, các Khoa/Viện chuyên môn và Trung tâm Hỗ trợ Việc làm.

1.2 Vấn đề hiện tại

• Dữ liệu phân mảnh giữa các phòng ban, nhập liệu thủ công nhiều lần.
• Khó truy xuất minh chứng phục vụ kiểm định AUN-QA/MOET/ABET.
• Sinh viên phải đi nhiều cửa, thời gian xử lý đơn từ 15-20 ngày.
• Khó kiểm soát chuẩn đầu ra (PLO/CLO) đến từng người học.
• Báo cáo Bộ GD&ĐT (HEMIS) chậm, thiếu chính xác.

1.3 Mục tiêu sản phẩm

1. Hồ sơ số duy nhất (Single Source of Truth) cho mỗi sinh viên xuyên suốt vòng đời học tập.
2. Tự động hóa workflow cho 95% giao dịch học vụ — giảm thời gian xử lý từ 15-20 ngày xuống 3-5 ngày, dịch vụ phổ thông trong 1 ngày.
3. Đo lường chuẩn đầu ra đến từng học phần, từng người học theo ma trận PLO-CLO.
4. Tuân thủ đầy đủ quy chế đào tạo tín chỉ (TT 08/2021) và chính sách HP (NĐ 81/2021).
5. Sẵn sàng kiểm định AUN-QA, ABET, MOET — minh chứng tự sinh.
6. Tích hợp HEMIS — đồng bộ dữ liệu Bộ GD&ĐT định kỳ.

1.4 Chỉ số thành công (KPI)

• Tỷ lệ giao dịch hành chính sinh viên xử lý hoàn toàn online: ≥80%.
• Thời gian SLA trung bình cho thủ tục một cửa: ≤3 ngày làm việc.
• Tỷ lệ lỗi dữ liệu báo cáo Bộ: <0.5%.
• Độ phủ ma trận PLO-CLO: 100% học phần trong CTĐT.
• Tỷ lệ cựu sinh viên phản hồi khảo sát việc làm 12 tháng: ≥60%.

---

2. Phạm vi & ranh giới hệ thống

2.1 Trong phạm vi (In-scope)

• Quản lý đào tạo bậc đại học (cử nhân, kỹ sư) hệ chính quy.
• Đào tạo theo tín chỉ.
• Đào tạo sau đại học (thạc sĩ, NCS) — tái sử dụng CTĐT pattern, có biến thể.
• Đào tạo VLVH, từ xa — dùng chung core, cấu hình khác.
• Văn bằng 2, song bằng, CTĐT tích hợp Cử nhân-Thạc sĩ.

2.2 Ngoài phạm vi (Out-of-scope)

• Quản lý tuyển sinh đầu vào (xét tuyển, phương thức, điểm chuẩn) — coi là hệ thống upstream, chỉ nhận DS trúng tuyển.
• HRM giảng viên (lương, hợp đồng GV) — kết nối qua API, không xây trong scope này.
• Kế toán/Tài chính nội bộ trường (sổ cái, BCTC) — kết nối ERP tài chính.
• Quản lý NCKH GV (đề tài, công bố quốc tế) — module riêng biệt.

2.3 Phụ thuộc bên ngoài

• HEMIS (Bộ GD&ĐT)
• Cổng thanh toán (ePayment, VNPay, MoMo, ZaloPay, ngân hàng đồng thương hiệu)
• Cổng SSO Keycloak
• LMS (Moodle / Canvas / Open edX) qua LTI 1.3
• DSpace (lưu trữ luận văn), KOHA (thư viện)
• Hệ thống công an phường (xác minh tạm trú)
• Phần mềm chống đạo văn (Turnitin / DoIt)

---

3. Vai trò người dùng (Personas)

---

4. Lifecycle sinh viên — bản đồ tổng thể

---

5. Yêu cầu chức năng theo giai đoạn

5.1 Giai đoạn 1 — Tuyển sinh & Nhập học

5.1.1 Tiếp nhận dữ liệu trúng tuyển

• FR-1.1.1 Hệ thống nhập DS trúng tuyển từ Bộ GD&ĐT/Cổng tuyển sinh (file Excel/CSV/API).
• FR-1.1.2 Đối chiếu với CSDL quốc gia về dân cư (CCCD) và CSDL quốc gia về giáo dục (học bạ, điểm thi THPT).
• FR-1.1.3 Đánh dấu hậu kiểm: hợp lệ / nghi vấn / sai lệch → cho phép hủy kết quả trúng tuyển khi phát hiện gian lận.

5.1.2 Cấp tài nguyên định danh

• FR-1.2.1 Sinh mã số SV (MSSV) tự động theo mẫu <Khóa>-<Mã ngành>-<STT>.
• FR-1.2.2 Tạo tài khoản Portal: username = MSSV, password mặc định = MSSV/DOB, bắt buộc đổi pwd lần đầu.
• FR-1.2.3 Cấp email trường (qua API Google Workspace/M365).
• FR-1.2.4 Tích hợp ngân hàng đối tác in thẻ SV đồng thương hiệu.

5.1.3 Nhập học trực tuyến

• FR-1.3.1 Cổng kê khai hồ sơ online: thông tin nhân thân, gia đình, học vấn, đối tượng chính sách.
• FR-1.3.2 Upload 11 loại giấy tờ scan: giấy báo TT, học bạ, bằng/GCN TN THPT, sơ yếu LL, khai sinh, CCCD, ảnh 3x4, GCN ưu tiên, sổ Đoàn/SHĐ, khám SK, NVQS (nam).
• FR-1.3.3 Thanh toán HP nhập học + BHYT + BHTT qua QR/CK/ví — sinh biên lai điện tử.
• FR-1.3.4 Chọn ngành cụ thể trong nhóm ngành (nếu trường tuyển sinh theo nhóm).

5.1.4 Nhập học trực tiếp & hậu kiểm

• FR-1.4.1 Quy trình một cửa tại trường: scan QR check-in → nộp hồ sơ bản cứng → đối chiếu bản gốc → ký nhận.
• FR-1.4.2 Quản lý các trường hợp đặc biệt:
  • Nhập học muộn (≤15 ngày: hợp lệ; >15 ngày: cần lý do chính đáng có xác nhận).
  • Bảo lưu nhập học (hoàn cảnh đặc biệt — Hiệu trưởng QĐ).
  • SV cử tuyển / hộ nghèo / khuyết tật / DTTS → áp chính sách miễn giảm ngay.
  • SV quốc tế → workflow visa, tạm trú, định hướng riêng.

5.1.5 Tuần SHCD đầu khóa

• FR-1.5.1 Lập lịch SHCD (chủ đề, GV/khách mời, hội trường, ngày giờ).
• FR-1.5.2 Điểm danh SV tham dự (QR/Face/RFID).
• FR-1.5.3 Đánh giá hoàn thành SHCD là tiêu chí ràng buộc xét TN — auto đánh dấu trên hồ sơ SV.
• FR-1.5.4 Hỗ trợ trực tiếp + trực tuyến (livestream + tài liệu PDF).

5.1.6 Đăng ký BHYT, KTX, lớp

• FR-1.6.1 Đăng ký BHYT (đối chiếu DS với cơ quan BHXH).
• FR-1.6.2 Đăng ký KTX: ưu tiên theo diện chính sách → xếp phòng/giường tự động.
• FR-1.6.3 Xếp lớp sinh viên (lớp hành chính), phân công CVHT.

---

5.2 Giai đoạn 2 — Định hướng, KHHT & ĐKHP

5.2.1 Quản lý Chương trình đào tạo (CTĐT)

• FR-2.1.1 Tạo/sửa CTĐT theo phiên bản (gắn với khóa tuyển sinh) — không cho sửa CTĐT đã có SV đang học, chỉ tạo version mới.
• FR-2.1.2 Cấu trúc 2 khối: Đại cương (LLCT, PL, NN, Tin học, GDTC, GDQP-AN) + Chuyên nghiệp (cơ sở ngành, chuyên ngành, bổ trợ, TT, KLTN).
• FR-2.1.3 Cấu hình tổng TC: Cử nhân ≥120 TC, Kỹ sư 150-164 TC. Bộ đếm riêng cho GDTC/GDQP.
• FR-2.1.4 Khai báo quan hệ học phần: tiên quyết / học trước / song hành / thay thế / tương đương.
• FR-2.1.5 Khai báo CĐR học phần (CLO) và liên kết PLO theo ma trận I/R/M/A.
• FR-2.1.6 Validation: không có học phần nào không liên kết PLO; mỗi PLO phải được ≥1 học phần Assess.

5.2.2 Cố vấn học tập (CVHT)

• FR-2.2.1 Phân công CVHT cho lớp (≤50 SV/lớp).
• FR-2.2.2 SV soạn KHHT toàn khóa → CVHT duyệt → lưu lịch sử thay đổi.
• FR-2.2.3 SV soạn KHHT từng học kỳ trước mỗi kỳ ĐKHP → CVHT duyệt.
• FR-2.2.4 Sổ tay CVHT điện tử: ghi nhật trình tư vấn, upload tài liệu.
• FR-2.2.5 Dashboard CVHT: cảnh báo SV nguy cơ (GPA thấp, vắng nhiều, nợ HP).

5.2.3 Mở lớp & Xếp Thời khóa biểu (TKB)

• FR-2.3.1 Đề xuất danh sách lớp mở từng kỳ dựa trên KHHT SV đã duyệt.
• FR-2.3.2 Cấu hình sĩ số min/max theo loại HP: Đại cương min 50; Chuyên ngành/cốt lõi min 20-30; Ngoại ngữ min 20-30; cho phép mở lớp <5 SV dạng đồ án.
• FR-2.3.3 Thuật toán xếp TKB tự động:
  • Ràng buộc cứng: GV/SV/phòng không trùng giờ; sức chứa ≥ sĩ số; công năng phòng (LT/lab/xưởng) đúng.
  • Ràng buộc mềm: tối thiểu trống tiết GV; SV ≤6 tiết/ngày; tránh ngày lễ/CN; tối ưu di chuyển cơ sở.
• FR-2.3.4 Hỗ trợ lớp ghép, CLC, song ngữ, tách nhóm thực hành.
• FR-2.3.5 Công cụ kéo-thả TKB cho cán bộ chỉnh tay.
• FR-2.3.6 Quản lý phòng học: tòa nhà, tầng, sức chứa, thiết bị, bảo trì.

5.2.4 Đăng ký học phần (ĐKHP)

• FR-2.4.1 4 đợt:
  • Đợt 1: Đăng ký môn (dựa KHHT).
  • Đợt 2: Đăng ký lớp chính thức (chọn lịch, ca, GV).
  • Đợt 3: Điều chỉnh — thêm/hủy/đổi lớp trong 1-2 tuần đầu kỳ.
  • Đợt 4: Rút HP — trước 1/2 thời gian HP, nhận điểm W.
• FR-2.4.2 Validation tự động: TC tối thiểu 14, tối đa 25 (cảnh báo học vụ: max 14); tiên quyết/học trước/song hành; chặn HP tương đương trùng; lớp TH đi kèm LT.
• FR-2.4.3 Cơ chế ưu tiên (queue): Tier 1 SV đúng tiến độ → Tier 2 nợ môn → Tier 3 học vượt.
• FR-2.4.4 Phân loại đăng ký: Học mới / Học lại (F) / Học cải thiện (D/D+/C) / Học vượt.
• FR-2.4.5 Hủy ĐKHP tự động nếu SV không đóng HP đúng hạn.
• FR-2.4.6 Đăng ký HP từ CTĐT khác (liên ngành, song bằng).

5.2.5 Tính & thu Học phí

• FR-2.5.1 Cấu hình đơn giá TC theo: khóa × ngành × CT × loại HP (LT/TH/đồ án/GDQP).
• FR-2.5.2 Tự động tính HP sau ĐKHP. HP học lại/cải thiện có thể khác đơn giá.
• FR-2.5.3 Tích hợp gateway: CK ngân hàng, QR VietQR, ví điện tử (MoMo/ZaloPay/VNPay), thẻ.
• FR-2.5.4 Hóa đơn điện tử có mã CQT.
• FR-2.5.5 Hoàn HP khi rút / bảo lưu / thôi học — quy tắc % theo thời điểm.
• FR-2.5.6 Tích hợp CTSV: auto trừ HP miễn giảm, học bổng, vay vốn NHCSXH.
• FR-2.5.7 Auto chặn dự thi/ĐKHP nếu nợ HP. Nợ HP 2 HK liên tiếp → buộc thôi học.

---

5.3 Giai đoạn 3 — Học tập, Đánh giá & Xử lý học vụ

5.3.1 Tổ chức giảng dạy

• FR-3.1.1 Phân công GV cho từng lớp HP: giảng chính, trợ giảng, thí nghiệm. Giới hạn khối lượng giảng dạy GV (≤2× TB của BM).
• FR-3.1.2 Syllabus gắn với lớp HP: CLO, ma trận PLO-CLO, phân bổ tuần, tài liệu, phương pháp đánh giá, trọng số điểm.
• FR-3.1.3 Lưu trữ bài giảng, tài liệu (link LMS, video, slide PDF).
• FR-3.1.4 Lịch học theo tuần, sinh ICS export.

5.3.2 Điểm danh

• FR-3.2.1 Đa hình thức: thủ công, QR động, vân tay/face (camera AI).
• FR-3.2.2 Quy tắc tự động: vắng >20% buổi → đề xuất cấm thi → Khoa duyệt → điểm F.
• FR-3.2.3 Cấu hình cộng/trừ điểm chuyên cần theo số lần vắng.
• FR-3.2.4 Xử lý xin phép vắng có lý do, bù học.

5.3.3 Khảo thí

• FR-3.3.1 Ngân hàng câu hỏi theo HP (loại câu, mức độ, CLO).
• FR-3.3.2 Random đề thi từ ngân hàng theo ma trận khó dễ.
• FR-3.3.3 Lịch thi: chính (sau khi kết thúc HP) + phụ (SV vắng có lý do / F xin cải thiện).
• FR-3.3.4 Xếp phòng thi, ghép phách, phân công cán bộ coi thi (2 cán bộ/phòng).
• FR-3.3.5 Hình thức thi: tự luận, trắc nghiệm, vấn đáp, thực hành, project, online proctored.
• FR-3.3.6 Chấm 2 GV độc lập với bài tự luận → so sánh chênh lệch → trọng tài.
• FR-3.3.7 Cấu hình trọng số điểm thành phần. Điểm cuối kỳ ≥50%.
• FR-3.3.8 Lưu trữ bài thi (scan), thời hạn lưu theo quy định.

5.3.4 Quản lý điểm

• FR-3.4.1 Nhập điểm theo thang 10, làm tròn theo cấu hình.
• FR-3.4.2 Auto quy đổi thang 10 → chữ (A+/A/B+/B/C+/C/D+/D/F) → thang 4.
• FR-3.4.3 Ký hiệu đặc biệt: I (Incomplete), X (chưa nhận điểm), R/M (miễn), W (rút HP), P (đạt — GDQP/GDTC).
• FR-3.4.4 Tính GPA học kỳ + CPA tích lũy: Σ(điểm hệ 4 × TC) / Σ TC.
• FR-3.4.5 Lịch sử thay đổi điểm (audit log) — không cho phép xóa cứng.
• FR-3.4.6 Công bố điểm online, SV được nhận thông báo.

5.3.5 Phúc khảo

• FR-3.5.1 Đơn phúc khảo online trong 7-15 ngày sau công bố điểm. Có/không lệ phí.
• FR-3.5.2 Phân công 2 cán bộ chấm lại (khác cán bộ chấm ban đầu).
• FR-3.5.3 Auto cập nhật điểm nếu sai lệch ≥0.25, ghi log.

5.3.6 Điểm rèn luyện (ĐRL)

• FR-3.6.1 5 tiêu chí theo TT của Bộ: ý thức học tập / chấp hành nội quy / chính trị-xã hội / công dân / cán bộ lớp-đoàn thể.
• FR-3.6.2 Workflow: SV tự chấm online → Lớp họp → HĐ Khoa → Tổng hợp Trường → công bố.
• FR-3.6.3 Khiếu nại trong 1-2 tuần. SV không xác nhận → auto trừ điểm.
• FR-3.6.4 Auto quy đổi từ hoạt động (NCKH, CLB, tình nguyện) — bảng quy đổi cấu hình.
• FR-3.6.5 Xếp loại: Xuất sắc (90-100) / Tốt / Khá / TB / Yếu / Kém (<35).
• FR-3.6.6 Ràng buộc: học tập Yếu/Kém → ĐRL max TB; kỷ luật cảnh cáo → ĐRL max TB.

5.3.7 Xử lý học vụ định kỳ

• FR-3.7.1 Cuối mỗi kỳ, auto quét và xếp loại: Cảnh báo 1/2/3; Buộc thôi học.
• FR-3.7.2 Tự động sinh thông báo gửi gia đình (email/SMS/thư).
• FR-3.7.3 Đơn xin bảo lưu: trong 7 tuần đầu kỳ đóng 50% HP; không cho bảo lưu kỳ đầu (trừ NVQS/SK); HP đã đủ đánh giá giữ; chưa đạt hủy không tính F.
• FR-3.7.4 Đơn thôi học tự nguyện.
• FR-3.7.5 Chuyển ngành: workflow + Chuyển điểm/Công nhận TC tương đương.
• FR-3.7.6 Chuyển trường.
• FR-3.7.7 Học song bằng/Bằng 2: hoàn thành năm 1 + CPA Khá+; miễn HP tương đương (điểm R); nới giới hạn TC.

5.3.8 Học bổng & Kỷ luật

• FR-3.8.1 Học bổng KKHT: ≥15 TC kỳ, không môn rớt lần 1, GPA ≥ Khá. Auto lọc DS theo % XS/Giỏi/Khá.
• FR-3.8.2 HB tài trợ DN: nhập đợt, tiêu chí riêng, hội đồng xét.
• FR-3.8.3 HB hỗ trợ khó khăn đột xuất.
• FR-3.8.4 Khen thưởng SV: NCKH, Olympic, văn nghệ, thể thao.
• FR-3.8.5 Kỷ luật 4 mức: khiển trách / cảnh cáo / đình chỉ học tập / buộc thôi học. Workflow: lập biên bản → HĐ kỷ luật → QĐ.
• FR-3.8.6 Kỷ luật thi cử: tự động trừ -25%/-50%/F kèm biên bản.

---

5.4 Giai đoạn 4 — Thực tập & Khóa luận tốt nghiệp

5.4.1 Thực tập (TT)

• FR-4.1.1 Phân loại 3 đợt: Kiến tập (năm 1-2) / TT chuyên môn (4-7 TC, 180-315h) / TT tốt nghiệp (8-12 tuần).
• FR-4.1.2 SV đăng ký TT online: tự tìm DN / chọn từ CSDL DN / DN MOU.
• FR-4.1.3 Cấp giấy giới thiệu TT qua một cửa (ký số).
• FR-4.1.4 Nộp KH TT → Nhật ký TT → Báo cáo TT.
• FR-4.1.5 Đánh giá: chuyên cần ~30%, chuyên môn ~70%; GVHD + Mentor DN; báo cáo chấm 2 GV (tùy trường).
• FR-4.1.6 Khảo sát đánh giá DN sau TT.

5.4.2 KLTN/ĐATN

• FR-4.2.1 Điều kiện làm KLTN: không kỷ luật cảnh cáo+; tích lũy ≥90-105 TC; CPA >2.5-2.8 (thang 4); nợ ≤8 TC bắt buộc; giới hạn top % lớp.
• FR-4.2.2 Khối lượng KLTN: 6-10 TC.
• FR-4.2.3 Quản lý đề tài: nguồn (Khoa/SV/DN); check trùng đề tài ≥1 năm trước; workflow duyệt.
• FR-4.2.4 Phân công GVHD: định mức ≤5-20 SV/đợt.
• FR-4.2.5 Timeline: trước cuối HK7 công bố DS dự kiến → tuần đầu HK8 DS chính thức → 13 tuần thực hiện → nộp + chấm trong 3 tuần.
• FR-4.2.6 Hội đồng bảo vệ 3/5/7 thành viên: CT, TK, phản biện, ủy viên. GVHD không tham gia HĐ chấm SV mình hướng dẫn.
• FR-4.2.7 Tích hợp chống đạo văn (Turnitin/DoIt): tự động chạy khi nộp.
• FR-4.2.8 Edge: nộp chậm <7 ngày trừ 10%; >7 ngày hủy, F; F → đăng ký lại sau 3-6 tháng; đạo văn → 0 + đình chỉ 1 năm.
• FR-4.2.9 Lưu trữ KLTN: bản cứng (bìa mạ vàng điểm cao) + PDF DSpace.

5.4.3 Môn thay thế KLTN

• FR-4.3.1 Cho SV không đủ điều kiện hoặc không muốn làm KLTN.
• FR-4.3.2 2-3 HP chuyên môn cuối khóa, tổng TC tương đương KLTN.
• FR-4.3.3 Đăng ký online qua workflow ĐKHP.

5.4.4 Kết nối DN & Việc làm (ECG)

• FR-4.4.1 CSDL DN đối tác: thông tin, ngành nghề, MOU, lịch sử hợp tác.
• FR-4.4.2 Sự kiện: Ngày hội VL, hội thảo, networking.
• FR-4.4.3 Job board: DN đăng tin, SV ứng tuyển online.
• FR-4.4.4 Alumni mentor: kết nối SV năm cuối với CSV cùng ngành.
• FR-4.4.5 Khảo sát DN định kỳ → minh chứng cải tiến PLO/CLO.

---

5.5 Giai đoạn 5 — Xét tốt nghiệp & Cấp bằng

5.5.1 Đăng ký xét TN

• FR-5.1.1 Mở nhiều đợt/năm (tháng 1, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 12).
• FR-5.1.2 SV đăng ký online qua Portal.

5.5.2 Kiểm tra điều kiện tự động

• FR-5.2.1 ✅ Tích lũy đủ TC theo CTĐT (120-150).
• FR-5.2.2 ✅ CPA ≥2.0 (thang 4).
• FR-5.2.3 ✅ Có chứng chỉ GDQP-AN + hoàn thành GDTC.
• FR-5.2.4 ✅ Đạt CĐR ngoại ngữ (TOEIC/IELTS/TOEFL/VSTEP/APTIS).
• FR-5.2.5 ✅ Đạt CĐR tin học (MOS/IC3/UDCNTT).
• FR-5.2.6 ✅ ĐRL toàn khóa đạt mức quy định.
• FR-5.2.7 ✅ Hoàn thành SHCD + công tác xã hội.
• FR-5.2.8 ✅ Không kỷ luật đình chỉ+, không truy cứu HS.
• FR-5.2.9 ✅ Không nợ HP, sách thư viện, tài sản KTX.

5.5.3 Đối chiếu liên phòng

• FR-5.3.1 Auto luân chuyển DS đến QLĐT/CTSV/Tài vụ/Thư viện/KTX.
• FR-5.3.2 Mỗi phòng có dashboard xác nhận.
• FR-5.3.3 SLA xác nhận: 3 ngày làm việc.

5.5.4 Hội đồng & QĐ TN

• FR-5.4.1 Tạo phiên họp HĐ xét TN (CT = Hiệu trưởng).
• FR-5.4.2 Biên bản số, ký số.
• FR-5.4.3 Công bố DS dự kiến — SV 7 ngày khiếu nại.
• FR-5.4.4 Hiệu trưởng ký QĐ công nhận TN.

5.5.5 Xếp loại TN

• FR-5.5.1 Auto hạ 1 bậc (XS/Giỏi) nếu: TC học lại >5% tổng CTĐT; kỷ luật cảnh cáo+; vượt thời gian thiết kế.

5.5.6 Cấp văn bằng & phụ lục

• FR-5.6.1 Mẫu bằng theo Bộ GD&ĐT (Cử nhân/Kỹ sư...).
• FR-5.6.2 Auto sinh mã định danh + số hiệu bằng.
• FR-5.6.3 Quản lý phôi bằng, sổ cấp bằng (lưu vĩnh viễn).
• FR-5.6.4 Phụ lục văn bằng song ngữ Việt-Anh (Diploma Supplement).
• FR-5.6.5 Bảng điểm toàn khóa (Transcript) — Việt + Anh.
• FR-5.6.6 Hạn cấp: 30 ngày → max 3 tháng từ QĐ.
• FR-5.6.7 Cổng tra cứu công khai văn bằng theo quy định Bộ.
• FR-5.6.8 Phiếu hẹn nhận bằng.

5.5.7 Trường hợp đặc biệt

• FR-5.7.1 Hết thời gian học max (2× thời gian thiết kế) → buộc thôi học, cấp GCN HP đã tích lũy.
• FR-5.7.2 Hết thời gian nhưng thiếu GDQP/NN/Tin → bảo lưu cấp bằng 3-5 năm.
• FR-5.7.3 Tích lũy vượt → xét TN sớm.

5.5.8 Lễ TN

• FR-5.8.1 Đăng ký tham dự Portal.
• FR-5.8.2 Thuê/mượn áo cử nhân, đặt chụp ảnh kỷ yếu.
• FR-5.8.3 Phân bổ vé mời người thân.
• FR-5.8.4 Sơ đồ ghế, thứ tự sân khấu, kịch bản xướng tên, vinh danh thủ khoa.

---

5.6 Giai đoạn 6 — Cựu sinh viên (Alumni)

5.6.1 CSDL Alumni

• FR-6.1.1 Cập nhật thông tin nghề nghiệp, DN, liên lạc.
• FR-6.1.2 Phân loại: thường / VIP-nhà tài trợ / mentor / đang học lên / mất liên lạc.
• FR-6.1.3 Sơ đồ mạng lưới theo khóa/ngành/khu vực.
• FR-6.1.4 Lịch sử tương tác: sự kiện, đóng góp quỹ, tuyển dụng.

5.6.2 Khảo sát việc làm

• FR-6.2.1 Bắt buộc khảo sát SV có việc làm trong 12 tháng từ TN — báo cáo Bộ trước 31/12 hằng năm.
• FR-6.2.2 Khảo sát mở rộng auto gửi: 3 tháng, 6 tháng, 1 năm, 3 năm, 5 năm sau TN.
• FR-6.2.3 Bảng câu hỏi: đúng ngành, lương, vị trí, hài lòng, áp dụng kiến thức.
• FR-6.2.4 Khảo sát nhà tuyển dụng đánh giá CSV.
• FR-6.2.5 Báo cáo trend → minh chứng PDCA kiểm định.

5.6.3 Hỗ trợ sau TN (Một cửa)

• FR-6.3.1 GCN TN tạm thời (chờ bằng chính thức).
• FR-6.3.2 GCN HP đã tích lũy (SV chưa đủ ĐK TN).
• FR-6.3.3 GCN thời gian học, xếp hạng TN.
• FR-6.3.4 Bản sao văn bằng từ sổ gốc — không cấp lại bản chính trừ khi viết sai do trường.
• FR-6.3.5 Bản sao bảng điểm song ngữ.
• FR-6.3.6 Bản dịch bằng + bảng điểm có công chứng.
• FR-6.3.7 Workflow online: nộp đơn → thanh toán → tracking → nhận tại quầy/BĐ/email PDF ký số.
• FR-6.3.8 SLA: 1 ngày cho sao y; 3-5 ngày cho giấy phức tạp.

5.6.4 Hoạt động Alumni

• FR-6.4.1 Sự kiện: họp lớp, về trường, hội thảo chuyên môn.
• FR-6.4.2 Quỹ HB do CSV/DN đóng góp.
• FR-6.4.3 Đăng ký mentor: CSV mentor cho SV.
• FR-6.4.4 Tuyển dụng SV mới qua mạng CSV.

5.6.5 Liên thông & học lên

• FR-6.5.1 Đăng ký liên thông: CĐ→ĐH, ĐH→Thạc sĩ→NCS.
• FR-6.5.2 Văn bằng 2.
• FR-6.5.3 Chuyển đổi/miễn TC từ bằng cũ — đối sánh PLO.
• FR-6.5.4 CTĐT tích hợp Cử nhân-Thạc sĩ/Kỹ sư: tích lũy trước 12-15 TC bậc thạc sĩ.

5.6.6 Học tập suốt đời

• FR-6.6.1 Khóa ngắn hạn, bồi dưỡng sau ĐH cho CSV.
• FR-6.6.2 MOOCs / e-Learning.
• FR-6.6.3 Phân tích nhu cầu bồi dưỡng từ khảo sát CSV.

---

6. Module ngang (Cross-cutting)

6.1 Công tác Sinh viên mở rộng (CTSV)

6.2 Ký túc xá (KTX)

• Đăng ký, xét ưu tiên theo chính sách.
• Quản lý sơ đồ tòa nhà / tầng / phòng / giường.
• Hợp đồng, điện nước, thu phí.
• Nội quy, vi phạm, kỷ luật nội trú.
• Bảo trì cơ sở vật chất, ticket sự cố.
• Ngoại trú: tạm trú, đồng bộ công an phường.

6.3 Tài chính - Học phí

• Báo cáo công nợ, doanh thu, kế toán.
• Đối soát giao dịch.
• Các khoản thu khác: lệ phí thi lại, cấp lại GT, xét tuyển bằng 2.

6.4 Thư viện

• Mượn/trả/đặt/gia hạn — tích hợp KOHA.
• Phạt quá hạn, sách hỏng/mất.
• DSpace cho luận văn/KLTN/NCKH.
• CSDL số: ScienceDirect, Springer, IEEE.
• Kiểm đạo văn: Turnitin / DoIt.
• Xác nhận không nợ TV cho xét TN.

6.5 Khảo thí & Đảm bảo Chất lượng

• e-Survey: lấy ý kiến SV về GV/môn/dịch vụ/CSVC.
• Đo PLO/CLO bằng rubric: mỗi đánh giá HP gắn CLO; agg lên PLO.
• Quản lý minh chứng kiểm định: kho tài liệu tag AUN-QA/ABET/MOET.
• PDCA: chu trình cải tiến liên tục.

6.6 Một cửa điện tử (One-Gate)

• Catalog đơn từ: GCN SV, sao y bảng điểm, giấy giới thiệu TT, đơn bảo lưu, thôi học, chuyển ngành, cấp lại thẻ, vay vốn.
• Workflow engine: cấu hình bước phê duyệt động.
• Ký số: USB token / HSM.
• SLA: mỗi loại đơn có hạn xử lý → cảnh báo quá hạn.
• Tracking: SV theo dõi real-time.
• Trả kết quả: email PDF ký số / Portal / quầy / BĐ.

6.7 Báo cáo & Tích hợp Bộ GD&ĐT (HEMIS)

• Đồng bộ định kỳ: SV, GV, CTĐT, kết quả TN, việc làm.
• Mã định danh quốc gia.
• Báo cáo template Bộ (Excel/XML).
• Tra cứu văn bằng công khai.

6.8 LMS & Học liệu số

• LTI 1.3 (Moodle/Canvas/Open edX/Blackboard).
• SSO Portal ↔ LMS.
• Đồng bộ lớp HP, danh sách SV, điểm số 2 chiều.
• Theo dõi hoạt động học.
• Lớp học ảo (Zoom/Teams/Jitsi).

6.9 Hạ tầng SSO/RBAC/Audit

• SSO: Keycloak (OIDC/SAML), tích hợp AD/LDAP.
• RBAC: ma trận vai trò - chức năng - dữ liệu.
• ABAC: kiểm soát theo thuộc tính.
• Audit log: mọi thao tác CRUD lưu vĩnh viễn.

6.10 Thông báo & Truyền thông

• Đa kênh: email, SMS, push, Zalo OA, in-app.
• Template engine.
• Lập lịch, gửi hàng loạt theo segment.
• Tracking mở/click.

6.11 Mobile App (SV)

• Lịch học, lịch thi, điểm danh QR.
• ĐKHP, xem điểm, đóng HP.
• Nộp đơn từ, tracking.
• Thông báo, tin tức.
• Thẻ SV ảo (QR), thẻ thư viện ảo.

---

7. Yêu cầu phi chức năng (NFR)

7.1 Hiệu năng

• ĐKHP cao điểm: ≥10,000 SV đồng thời, p95 latency ≤2s.
• Báo cáo nặng chạy nền.

7.2 Khả dụng

• SLA 99.5% cho cổng SV.
• 99.9% cho gateway thanh toán.

7.3 An toàn thông tin

• HTTPS/TLS 1.2+.
• Mã hóa PII at-rest (CCCD, hồ sơ y tế tâm lý).
• WAF, DDoS protection.
• Pen-test định kỳ.
• Tuân thủ NĐ 13/2023.

7.4 Khả năng mở rộng

• Microservices hoặc modular monolith.
• Multi-tenant: ĐHQG / ĐH vùng / phân hiệu.
• Versioning: CTĐT, quy chế, đơn giá HP theo khóa.

7.5 Toàn vẹn dữ liệu

• Audit trail mọi giao dịch điểm/học vụ/cấp bằng.
• Soft delete + reason.
• Backup hàng ngày, retention 7 năm cho điểm/bằng.

7.6 Khả năng cấu hình

• Workflow engine.
• Rule engine cho điều kiện xét TN/cảnh báo/HB.
• Cấu hình thang điểm, GPA, ngưỡng cảnh báo, đơn giá qua UI.

7.7 Quốc tế hóa

• Vietnamese + English.
• Định dạng ngày/tiền tệ.

7.8 Khả năng tích hợp

• REST + GraphQL.
• Webhook.
• File import/export: Excel, CSV, JSON, XML.

---

8. Tích hợp & API

8.1 Hệ thống nội bộ

8.2 Hệ thống bên ngoài

8.3 Webhook & Event

• student.enrolled
• student.graduated
• course.registered
• grade.published
• payment.completed
• disciplinary.applied

---

9. Mô hình dữ liệu chính (Conceptual)

9.1 Entities trọng tâm

9.2 Khóa định danh

• student_id (MSSV) — duy nhất cố định.
• student_uuid — định danh nội bộ DB.
• national_id (CCCD) — đối chiếu CSDLQG.
• hemis_id — mã định danh Bộ GD&ĐT.

---

10. Tuân thủ pháp lý & kiểm định

10.1 Quy chế đào tạo

• TT 08/2021/TT-BGDĐT — Quy chế đào tạo trình độ ĐH (tín chỉ).
• TT 17/2021/TT-BGDĐT — Chuẩn CTĐT (PLO/CLO).
• TT 16/2021/TT-BGDĐT — Tổ chức quy chế tuyển sinh.

10.2 Chính sách HP & hỗ trợ

• NĐ 81/2021/NĐ-CP — Cơ chế thu, quản lý HP, miễn giảm.
• NĐ 97/2023/NĐ-CP — Sửa đổi NĐ 81.
• NĐ 116/2020/NĐ-CP — Hỗ trợ SV sư phạm.

10.3 Văn bằng

• TT 21/2019/TT-BGDĐT — Quy chế quản lý văn bằng, chứng chỉ.
• TT 27/2019 — Mẫu phụ lục văn bằng.

10.4 Bảo vệ dữ liệu

• NĐ 13/2023/NĐ-CP — Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Luật An ninh mạng 2018.

10.5 Kiểm định

• MOET — Tiêu chuẩn kiểm định CSGD và CTĐT.
• AUN-QA — ASEAN University Network QA.
• ABET — ngành kỹ thuật.
• FIBAA, ACBSP — ngành kinh tế.

10.6 Khung trình độ

• Khung trình độ quốc gia VN (NQF).

---

11. Roadmap & ưu tiên

11.1 Pha 1 — MVP (3-6 tháng)

Chạy được lifecycle cơ bản cho 1 khóa SV mới: A1 Nhập học · A2 CTĐT + CVHT · A3 Mở lớp + TKB cơ bản · A4 ĐKHP đợt chính · A5 Học phí · A6 Giảng dạy + điểm danh · A7 Quản lý điểm (no phúc khảo) · B5 Một cửa (subset) · B9 SSO/RBAC.

11.2 Pha 2 — Mở rộng (6-12 tháng)

A7 Khảo thí đầy đủ + phúc khảo · A8 ĐRL · A9 Xử lý học vụ · A10 HB + Kỷ luật · B1 CTSV mở rộng · B2 KTX · B4 Thư viện · B5 Một cửa đầy đủ · B10 Thông báo đa kênh.

11.3 Pha 3 — Hoàn thiện (12-18 tháng)

A11 Thực tập · A12 KLTN · A13 ECG · A14 Xét TN + cấp bằng · A15 Lễ TN · A16 Alumni · B6 HEMIS · B7 LMS LTI 1.3 · B11 Mobile App.

11.4 Pha 4 — Tối ưu (18+ tháng)

AI xếp TKB · Chatbot tư vấn · Phân tích dự đoán nguy cơ thôi học · Báo cáo kiểm định tự sinh · BI Dashboard.

---

12. Phụ lục — Thuật ngữ

---

Lịch sử thay đổi

Ghi chú: Tài liệu dựa trên quy chế đào tạo ĐH VN (TT 08/2021, NĐ 81/2021, NĐ 116/2020). Một số tham số có thể biến thiên theo quy chế từng trường — hệ thống phải hỗ trợ cấu hình linh hoạt qua admin UI.